DIE NEUEN AUFGABEN DES BÜROS
Von Aussagen wie „Das Büro ist tot.“ bis hin zu „Es lebe das Büro!“ haben wir in den vergangenen Monaten der Pandemie viel gehört; das Thema Büro bzw. Homeoffice wurde in alle Einzelteile zerlegt und reichlich diskutiert. Aktuell wird häufig von „der Bürowelt nach der Pandemie“ gesprochen – doch damit stellen sich uns auch folgende Fragen: Wird die Pandemie wirklich dauerhaft vorbei sein? Wird sie nicht vielmehr ein fester Bestandteil unseres Alltags bleiben? Sollten Büroflächen nicht auch auf diese Entwicklungen Rücksicht nehmen, um langfristig zu funktionieren? Sicher ist nur eins: Unterschiedlicher als momentan könnten die Sichtweisen nicht sein.
Die eine Lösung gibt es nicht
Unsere im Februar 2022 gemeinsam mit dem französischen Meinungs- und Marktforschungsinstitut IFOP (Institut français d'opinion publique) durchgeführte internationale Studie hat genau die beschriebenen Meinungsdifferenzen aufgezeigt. In Deutschland spaltet sich die Mitarbeiterschaft, was die Meinung zum Büro angeht, in fast 50 zu 50:
Eine Hälfte versteht das Büro als Ort der Begegnung, welcher der Zusammenarbeit und dem persönlichen Austausch dient. Ein Ort, der die DNA, die Kultur und Einzigartigkeit eines Unternehmens ausmacht. Für die andere Hälfte ist das Büro ein Mittel zum Zweck; ein Ort, an dem man möglichst wenig Zeit verbringen möchte. Diese Ansicht ist nicht zwingend negativ zu verstehen; in Deutschland wird immer noch häufig Arbeit, die nicht am Arbeitsplatz erbracht wird, nicht als solche angesehen. Damit verspricht man sich oft eine höhere Effizienz und Effektivität.
Interessant sind dabei zudem die unterschiedlichen Rückmeldungen im Hinblick auf die jeweilige Generation: 59% der unter 30-Jährigen verbringen gerne mehr Zeit im Büro, wogegen die 30- bis 49-Jährigen sich möglichst kurz dort aufhalten möchten (43%). Häufig spielt hierbei natürlich die familiäre Situation eine entscheidende Rolle. Es liegt die Vermutung nahe, dass gerade in diesem Alter der Vereinbarkeit von Familie und Beruf eine höhere Bedeutung beigemessen wird.
Bei der Frage „Was sind die ausschlaggebenden Merkmale für das zukünftige Büro?“ stimmen die unterschiedlichen Altersstufen in einer Sache definitiv überein: Ein persönlicher Ort für Konzentration und Privatsphäre steht an oberster Stelle, knapp gefolgt von der guten Erreichbarkeit des Arbeitsplatzes mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
Insbesondere die unter 30-Jährigen sehen darüber hinaus einen großen Mehrwert in Flächen zur Kommunikation, Austausch und Zusammenarbeit sowie in guter technischer Ausstattung. Auch das Thema Services in und um die Bürofläche, wie beispielsweise ein Concierge, Einkaufsmöglichkeiten oder Sporteinrichtungen wird positiv bewertet. In allen anderen Altersstufen wird dieser Aspekt wesentlich niedriger eingestuft.
Das Büro-Dilemma
Mit den beschriebenen Erkenntnissen stehen die Arbeitgebenden einer riesigen Spannweite an Erwartungen und Haltungen gegenüber, die sie mit „dem einen Büro“ nur schwer erfüllen können. Bietet die Fläche viel Raum für Austausch und Kommunikation und weniger klassische Arbeitsplätze, bleiben diejenigen auf der Strecke, welche die klaren Strukturen im Büro brauchen. Zu viele Arbeitsplätze in geschlossenen Räumen lassen wiederum kaum persönlichen Austausch zu. Zufällige Begegnungen, Ideenaustausch und neue Ansätze können nicht stattfinden, sondern müssen meist mit Aufwand herbeigeführt werden. Der Mehrwert und die Erfolgsquote sind dabei ungewiss, denn „Kreativität auf Kommando“ ist meist wenig nachhaltig.
Die Arbeitgebenden stehen einer riesigen Spannweite an Erwartungen und Haltungen gegenüber, die sie mit „dem einen Büro“ nur schwer erfüllen können.
So stellt sich (fast) jedes Unternehmen derzeit die Frage: Kann meine Bürofläche so bleiben, wie sie ist, oder muss daran etwas geändert werden? Auch wir haben uns in den vergangenen Monaten damit auseinandergesetzt – dabei haben sich 5 Eckpfeiler als gute Grundlage für die weitere Büronutzung erwiesen, die wir Ihnen gerne an die Hand geben möchten.
Unsere 5 Tipps für das flexible Büro
Hybride Arbeitsweisen:
Wie in unserem Artikel zum Thema „Wie viel Homeoffice braucht das Büro, oder wie viel Büro braucht das Homeoffice?“ ausführlich beschrieben, ermöglicht eine gute Mischung aus Arbeiten im Büro und an unterschiedlichen Orten, wie von zu Hause aus oder von unterwegs, mehr Flexibilität; die Mitarbeitenden wählen selbstständig den besten Ort für ihre Tätigkeit. Eine strukturierte, transparente und klare Regelung schafft darüber hinaus mehr Gelassenheit im Unternehmen und animiert den Mitarbeitenden gleichzeitig zu mehr Selbstverantwortung.
Ausmisten & digitalisieren:
Über die letzten 2,5 Jahre war der Arbeitsplatz im Büro häufig komplett verwaist. Von einem Tag auf den anderen haben viele ihren Schreibtisch verlassen und damit auch alle persönlichen Dinge, die sie in der Regel dort aufbewahren. Doch wer hat etwas Bestimmtes über die ganze Zeit vermisst? Gab es Unterlagen oder Gegenstände, die zu einem späteren Zeitpunkt abgeholt wurden? Oder sind die Dinge, die in den Schubladen lagern, längst vergessen?
Natürlich gibt es immer noch viele Unterlagen, die aus gesetzlicher Sicht aufbewahrt werden müssen. Einige Dokumente brauchen wir für den Alltag, und hierzu haben wir in der Zwischenzeit einen Workaround gefunden bzw. das Thema Digitalisierung an dieser Stelle weiter vorangetrieben. Andererseits merken wir mit unserer Rückkehr ins Büro: Vieles ist nicht mehr notwendig und belastet den Arbeitsalltag. Nutzen Sie diese Gelegenheit und starten Sie neu! Planen und setzen Sie eine Ausmist-/Aufräum-Woche um. Im Team oder auf dem gesamten Geschoss kann damit eine gemeinschaftliche Dynamik entstehen – das schafft Raum für Neues!
Gemeinschaft schaffen:
Wer bereits einige Jahre in einem Unternehmen tätig ist, hat über die langen, wiederkehrenden Lockdown-Phasen sicherlich eine Verbindung zu den Kolleg:innen halten können. Doch gerade neuen Mitarbeitenden, Auszubildenden etc., die genau in dieser Zeit gestartet oder auf intensiven Austausch angewiesen sind, fehlt dieses Fundament. Umso wichtiger ist es nun, neue Gemeinsamkeiten zu schaffen. Der Zwang zurück ins Büro mit Anwesenheitspflicht ist dabei weniger hilfreich. Gemeinsame Aufgaben und Projekte hingegen ermöglichen den Ideenaustausch und das gegenseitige Kennenlernen im Team. Zusätzliche Angebote, wie ein gemeinsames Mittagessen, ein Coffee-Date oder die Wiederbelebung von Geburtstagsfeiern oder ähnliches, bringen die Mitarbeitenden aus allen Bereichen zusammen. Dabei ist nicht die Organisation durch die Arbeitgebenden ausschlaggebend, sondern jede:r Einzelne ist gefragt, sich einzubringen. Nur damit entsteht eine starke Gemeinschaft.
Aktives Gesundheitsmanagement:
Die vergangenen Jahre haben zusätzlich gezeigt, wie wichtig die Gesundheit eines jeden Einzelnen ist. Jedes Unternehmen war und ist immer noch gefragt, den Mitarbeitenden ein sicheres Arbeitsumfeld anzubieten: Ausreichender Abstand, hygienische Oberflächen, eng getaktete Reinigungszyklen oder erhöhte Luftwechselraten sind wichtige Bestandteile eines guten Gesundheitsmanagements. Der höhenverstellbare Arbeitstisch und die individuell steuerbare Beleuchtung lassen zudem die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu. Diese und weitere Anforderungen haben sich in vielen Bereichen etabliert und sind nicht mehr wegzudenken. Doch auch hier sollte über den Tellerrand des Standard-Büros hinausgeblickt werden:
Auch das Prinzip des mobilen Arbeitens sollte in die Überlegungen der Unternehmen einbezogen werden. Gutes Sitzen und die richtige Beleuchtung gehören zu den essenziellen Themen, welche die Mitarbeitenden in ihrer Tätigkeit beeinflussen und nachhaltig prägen, insbesondere zu Hause, wo es häufig an Raum und adäquater Umgebung fehlt. Ein Angebot könnte der Schreibtischstuhl für zu Hause sein (inklusive einer Anleitung, wie man ihn auf die eigenen Bedürfnisse richtig einstellt), aber auch schon kleinere Maßnahmen können große Auswirkungen haben: So bieten bereits (virtuelle) Schulungen zu aktivem Sitzen, Augentraining oder auch zur gesunden Ernährung einen Mehrwert.
Das Büro neu gedacht:
Die Rückkehr ins Büro wird bzw. ist in vielen Firmen ganz unterschiedlich abgelaufen. Tatsächlich gilt es herauszufinden, was die Mitarbeitenden ins Büro zieht. Ist es der Austausch mit den Kolleg:innen oder das gemeinsame Mittagessen um die Ecke? Oder ist es doch die Ruhe am Büroarbeitsplatz, die zu Hause nicht gegeben ist? Diesen Fragen muss sich das Büro immer wieder neu stellen, um nicht nur für den Moment der Entwicklung Sorge zu tragen. Die technischen Möglichkeiten, neue Prozesse und Abläufe verändern unsere Arbeitsweisen, daher empfiehlt es sich, fortwährend offen für Veränderung zu bleiben.
Perspektiven
Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass nicht alle Mitarbeitenden wieder jeden Tag ins Büro kommen werden. Egal ob ein, zwei oder drei Tage mobiles Arbeiten ermöglicht werden – die Auslastung der Büroflächen wird sich in Grenzen halten. Damit entstehen Möglichkeiten und Chancen, Flächen neu zu gestalten und anders zu nutzen. Vielfältige Raumangebote unterstützen die unterschiedlichen Tätigkeiten der Mitarbeitenden. So bieten beispielsweise zusätzliche Rückzugsflächen die richtige Umgebung für virtuelle Calls, die Kolleg:innen im selben Raum stören könnten. Es muss nicht immer der Umbau des bereits vorhandenen Raums sein, auch flexible Lösungen mit Einzelboxen oder auch schon ein Vorhang sind mögliche Alternativen für einen Büroraum, der den veränderten Anforderungen gerecht wird.
Projekträume, kreative Ecken und alternative Besprechungsmöglichkeiten sind eine gute Ergänzung zum klassischen Arbeitsplatz, da das Erarbeiten von Projekten im Team virtuell oft nicht so gut funktioniert. Mit zusätzlicher Ausstattung wie dem digitalen Whiteboard, klassischen Pinnwänden & Co. sowie flexiblem Mobiliar kann ein großer Teil an Bedürfnissen schon abgedeckt werden.
Wir sehen: Die neuen Aufgaben des Büros sind vielfältiger denn je. Wie sich die Anforderungen an das Büro in der Praxis weiterentwickeln und vor allem, wie gut die Mitarbeitenden damit zurechtkommen, werden die nächsten Monate und Jahre zeigen. Wir sind gespannt und bleiben dran!
