WANN SICH MODERNE BÜROFLÄCHEN LOHNEN

Fallen Begriffe wie Desk-Sharing oder Großraumbüro, werden die meisten Mitarbeiter erst einmal skeptisch. Woran das liegt, ist einfach nachzuvollziehen: Die Kollegen verbringen einen großen, wenn nicht sogar den größten Teil ihrer Zeit am Tag im Büro, und wer möchte sich da nicht in einer grundsätzlich angenehmen Umgebung, vielleicht mit Bildern von den Liebsten oder einer Topfpflanze, befinden.

Der Mensch hängt an seinen Gewohnheiten, Veränderungen stehen viele ablehnend gegenüber. Besteht dennoch der Wunsch nach einer neuen Büroflächengestaltung müssen die Mitarbeiter mitgenommen und sensibilisiert werden. Auch sollten die Flächen in der Form verändert werden, dass sie bestehende Arbeitsprozesse unterstützen. Ob etwas im Trend liegt, ist nur ein untergeordnetes Kriterium: Gut organisierte Büros orientieren sich an den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter.

Ein Beispiel aus der Realität

Wie die Umsetzung eines solchen Konzepts aussehen kann, lässt sich gut an der Gestaltung der Fläche für unsere Immobilienberater in unserer eigenen Niederlassung in Frankfurt am Main ablesen.

Sie sitzen alle auf derselben Etage in einem Großraumbüro, was den Kommunikations- und Informationsfluss fördert und essentiell für unsere Tätigkeit ist. Dort verfügt jeder Mitarbeiter über seinen eigenen Schreibtisch an dem er Recherchen zu Objekten durchführt, sich um die Erstellung von Grundrissen kümmert, Verträge überarbeitet und Angebote erstellt.

Kurze, dynamische Meetings lassen sich hervorragend im Stehen an den zahlreichen mittelhohen Schrankkombinationen abhalten. Größere Besprechungen mit mehreren Teilnehmern oder externen Gästen finden in repräsentativen Meetingräumen statt. Eine schallgeschützte Sofanische kann als Rückzugsmöglichkeit oder für Einzelgespräche genutzt werden. Wie dieses Beispiel zeigt, unterstützt unser Bürokonzept die Tätigkeiten eines Immobilienberaters. Zu Beginn haben wir uns auf die vier Grundtätigkeiten konzentriert und danach entschieden, wie stark gewichtet und wie stark vertreten jede Phase sein sollte. Wiederkehrende Arbeitsphasen sind:

• Konzentration
• Kommunikation
• Abstimmung
• Präsentation

Hervorragend ist es, wenn jeder Arbeitsschritt am Ende seine perfekte Umgebung erhält.

Ein Raum, der auffängt

Obwohl sich viele über Großraumbüros beschweren und ich die Einwände nachvollziehen kann, vergessen die meisten einen wichtigen Aspekt: Unsere Arbeit ist ein sozialer Raum, der auffangen kann, wenn die Sorgenfalten auf der Stirn des Kollegen immer tiefer werden. In einem Einzelbüro hinter einer verschlossenen Tür bekommt man das nicht so schnell mit.

Willen zur Veränderung

Mit einem neuen Grundriss, neuen Möbeln und neuer Sitzordnung ist aber noch nicht alles erreicht, was eine moderne Bürofläche benötigt, um zu funktionieren. Es braucht, und ich verweise auf die Gewohnheiten und den Willen zur Veränderung zu Beginn des Textes, ein Change-Management.

Dass bestimmte Tätigkeiten idealerweise an dem dafür vorgesehen Ort stattfinden, müssen auch Kollegen lernen. Nicht anders ist es mit der Chef-Etage, die Vertrauen in ihre Mitarbeiter beweisen muss, indem sie die neue Wahlfreiheit nicht anzweifelt. Sprich, sitzt jemand wenig am Schreibtisch, heißt das nicht, dass er wenig arbeitet. Schafft man diesen Transfer als Chef und die Verbesserung von Arbeitsprozessen für die Mitarbeiter, war die Investition in eine innovative Bürolandschaft die richtige Entscheidung.

Von unserem Experten: José Martínez