WIE DAS BÜRO ZUR HEIMAT WIRD – DREI IDEEN FÜR MEHR GEMEINSCHAFT AM ARBEITSPLATZ
Spätestens seit der Pandemie steht die Gestaltung des Büros auf der Prioritätenliste der Unternehmen ganz weit oben. Doch wie sieht der perfekte Arbeitsplatz für den jeweiligen Mitarbeitenden aus? Um das herauszufinden, nutzt das Project Solutions-Teams von BNPPRE meist verschiedene Vorgehensweisen: Workplace-Beratung, kreative Workshops und viele weitere Analysetools helfen dabei, um gemeinsam mit dem Kunden in die Konzeption und die individuelle Gestaltung der neuen gewünschten Büroflächen zu gehen. Doch warum ein perfekt gestaltetes Büro nicht alles ist und warum der Begriff „Heimat“ hierbei eine große Rolle spielt, erklärt Stefanie Eisenbarth, Head of Project Solutions, in diesem Blogartikel.
Homeoffice bleibt weiterhin beliebt
In den letzten Wochen habe ich verschiedene Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen in alten und neu gestalteten Büroflächen besucht. Einige in traditionellen Einzelbüros, andere in hochmodernen flexiblen Arbeitswelten. Doch eines hatten sie alle gemeinsam: Es waren meist sehr wenige Mitarbeitende anwesend, obwohl es klassische Büroarbeitstage wie Mittwoch oder Donnerstag waren. Und das tatsächlich auch in den flexiblen, kreativen und gemütlich gestalteten Räumen, wie sie heute sehr häufig als Vorzeigebeispiele präsentiert werden. Dort wo eigentlich jede:r seinen optimalen Arbeitsort finden kann, wo kurze Wege zu den Kolleg:innen möglich sind und wo die Ausstattung, Belichtung und Belüftung das gesundheitliche Wohlbefinden ideal unterstützen.
Und trotzdem ist das Homeoffice bei vielen Mitarbeitenden sehr beliebt. Diverse Studien, unter anderem die aktualisierte „Work from Home Studie“ der Technischen Universität Darmstadt und des Zentralen Immobilien Ausschusses (ZIA) 2023 oder „The Power of Place“, ISG 2022, zeigen, dass Mitarbeitende zwei bis drei Tage pro Woche nicht im Büro sind, sondern mobil von zu Hause aus arbeiten. Teilweise bieten die Unternehmen darüber hinaus noch mehr Flexibilität und Entscheidungsfreiheit hinsichtlich des Arbeitsorts. Insbesondere bei denen, die ihr Büroumfeld als schlecht eingestuft haben, können sich 91 Prozent vorstellen, ausschließlich im Homeoffice zu arbeiten. Bei denen, die ihr Büro als gut bewertet haben, sind es immer noch 64 Prozent.
Warum wir mehr „Heimat“ im Büro brauchen
Auch wenn laut oben genannter Studie der TU Darmstadt aktuell wieder etwas vermehrt im Büro gearbeitet wird, wünschen sich doch die meisten, mehr von zu Hause aus arbeiten zu können. Denn die Zufriedenheit im Homeoffice ist mit 81 Prozent wesentlich höher als mit 57 Prozent im Büro. Warum sollten wir uns dennoch mit dem Büro als weiterhin wichtigen Bestandteil unseres Arbeitsalltags auseinandersetzen? Weil jede:r eine Homebase braucht! Ein Arbeitsteam, zu dem sie oder er sich zugehörig fühlt – vergleichbar mit einem Verein, Club oder einer Interessensgruppe, der man angehört.
Immer öfter erreicht mein Team und mich in diesem Zusammenhang die Frage, wie das Büro der Zukunft aussehen kann. Viele denken dabei an weniger Fläche und modern gestaltete Räume mit neuester Technologie. Doch so einfach sind die Mitarbeitenden nicht gestrickt. In der Regel brauchen wir einen Anreiz. Es muss sich für jede:n Einzelne:n lohnen, ins Büro zu kommen. Nicht zwingend jeden Tag, aber gerne mehrmals pro Woche. Das Büro braucht einen Mehrwert, den das Zuhause nicht oder weniger gut bieten kann. Denn die häufigsten Gründe, nicht ins Büro zu kommen, sind lange Anfahrtszeiten, die schwierige Vereinbarkeit von Beruf und Freizeit, aber auch das Thema Nachhaltigkeit, das z.B. durch weniger benötigte PKW-Kilometer unterstützt werden kann. Darüber hinaus verwenden die Mitarbeitenden die „gewonnene“ Zeit nicht ausschließlich für sich selbst, sondern investieren diese auch wieder ins Unternehmen, wodurch für beide Seiten durchaus ein Vorteil entstehen kann.
Drei Ideen, die ein Heimatgefühl im Büro entstehen lassen
Wie kann nun aber dieser Mehrwert des Büros aussehen? Ich stelle Ihnen drei Ideen vor, die dabei helfen können, Gemeinschaft und die Rückkehr ins Büro zu fördern:
Mittagspause
Der zentrale Punkt unseres Arbeitstages ist das Mittagessen (auch wenn es ganz häufig weggelassen wird oder am Arbeitsplatz stattfindet). In der Regel verbringen wir 15 bis 45 min pro Tag damit, egal ob Zuhause oder im Büro. Im Büro haben wir jedoch die Möglichkeit, mit Kolleg:innen gemeinsam Zeit zu verbringen und uns auszutauschen – und das idealerweise über das Berufliche hinaus. Denn eine Pause soll die Erholung des Körpers und Geistes ermöglichen. Sie bietet die Möglichkeit, Müdigkeit, Anspannung und aber auch Langeweile abzubauen, und unsere Grundbedürfnisse nach Essen, Trinken und sozialen Kontakten zu stillen. Regelmäßige Pausen, auch über den Tag verteilt, tragen darüber hinaus dazu bei, Kreativität und das Problemlösevermögen zu fördern. Grund genug, nicht nur die Mittagspause, sondern auch den kurzen Kaffeeplausch aktiv in den Arbeitsalltag einzubauen.
Starten Sie daher einen gemeinsamen Office-Lunch, zu dem jede:r etwas mitbringt. Nehmen Sie als Unternehmen das beliebteste Gericht regelmäßig und mit Vorankündigung in die Kantinenplanung auf, idealerweise an den Randtagen, an denen in der Regel weniger ins Büro kommen. Initiieren Sie Lunch oder Coffee-Dates, bei dem sich zwei Kolleg:innen per Zufallsprinzip zum gemeinsamen Mittagessen oder Austausch bei Kaffee und Tee treffen – natürlich persönlich. Oder bestellen Sie reihum gemeinsam bei unterschiedlichen Lieferdiensten, um anschließend zusammen zu essen.
Gemeinsame Aktivitäten
Büroflächen sind heute meist viel flexibler und vielfältiger als reine Arbeitsorte. Vielleicht gibt es einen Raum oder eine Fläche, die zum gemeinsamen Sport einlädt. Gibt es im Unternehmen eine:n Kolleg:in, der oder die als Yogalehrer:in für eine kurze Yogastunde in der Mittagspause zur Verfügung steht? Dafür braucht es nur ein paar Matten. Oder findet sich eine Jogging-Runde für jeden Montag oder Dienstag? Auch die bereits bekannte Kurzmassage erfreut sich wieder größerer Beliebtheit und lässt sich platzschonend umsetzen. Alternativ bietet sich vielleicht eine Abend- oder Mittagsrunde Tischtennis an. Wer es weniger sportlich mag und lieber eine neue Fremdsprache lernen möchte, findet gegebenenfalls im Team den/die perfekte:n Lehrer:in, der/die sein Wissen in kleiner Runde teilt. Gemeinsame Interessen gibt es viele.
Bieten Sie als Unternehmen Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, Ideen einzubringen und umzusetzen. Jede Art von sozialem Miteinander wirkt sich positiv auf die Unternehmenskultur aus und stärkt die Verbindung zwischen den Mitarbeitenden als auch die Verbundenheit zum Unternehmen. Wer sich mit seinem Unternehmen verbunden fühlt, zeigt auch Initiative und Einsatz. Die Vernetzung steigt, und gerade durch den ungeplanten Austausch entstehen neue Ideen und kreative Ansätze für neue Entwicklungen, unabhängig von der jeweiligen Branche.
Weiterbildung und Entwicklung
Lernen und Lehren aus der Ferne kann funktionieren, zeigt aber auch wesentliche Schwächen auf. Ganz essentiell ist gerade bei Berufseinsteiger:innen und Newcomern der persönliche Austausch und das gegenseitige Kennenlernen. Nur wer tatsächlich gesehen wird, wird sich auch im Team entwickeln können und mit neuen Ideen die Aufgaben und Tätigkeiten bereichern.
Nutzen Sie Teamtage, um alle Kolleg:innen regelmäßig persönlich zusammen zu bringen. Beordern Sie dabei die Kolleg:innen jedoch nicht einfach an einem speziellen Tag ins Büro, sondern gestalten Sie diese Zeit aktiv. Auch wenn es nur der kurze Check-in am Morgen ist oder das Projekt-Update am Nachmittag; alle sollten ihren Input geben können. Neue Ideen können klassisch über ein händisches oder digitales Whiteboard/Flipchart gesammelt werden.
Meist verschwinden an den Bürotagen alle in den unterschiedlichen Besprechungsräumen. Alternativ können Sie Gespräche, die nicht vertraulich sind, nutzen, um sie in offenen Bereichen, Teeküchen oder Workcafés – wo man sich sieht und gesehen wird – durchzuführen. Denn es gibt tatsächlich nichts Demotivierenderes als leere Tische. Erfolg entsteht nicht an leeren Arbeitsplätzen – sie erwecken eher das Gefühl des Einzelkämpfer: innen-Daseins.
Sicherlich braucht es einige Anläufe, und nicht alle Maßnahmen werden direkt erfolgreich und umsetzbar sein. Manche Ideen verschwinden wieder und neue Vorschläge kommen auf. Das Büro bleibt wird auch in Zukunft einem stetigen Wandel erleben. Bleiben auch Sie mutig, neue Konzepte auszuprobieren!
Haben Sie bereits positive Erfahrungen gemacht, die Sie mit uns teilen möchten oder haben Sie Fragen bzw. benötigen eine individuelle Beratung, um Ihre Büroflächen modern und, an Ihre Mitarbeitenden angepasst, optimal zu gestalten? Kontaktieren Sie unsere Expertin Stefanie Eisenbarth und ihr Team jederzeit!
